Zwroty i reklamacje

Pełne zasady odstąpienia od umowy, zwrotów i reklamacji po polsku.

1. Cel dokumentu

1. Ten dokument opisuje zasady odstąpienia od umowy, zwrotów płatności oraz reklamacji dla usługi Foto Docs.
2. Dokument stanowi uzupełnienie Regulaminu i Polityki prywatności.
3. Żadne postanowienie tego dokumentu nie ogranicza praw Konsumenta ani Przedsiębiorcy na prawach konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

2. Charakter usługi

1. Usługa jest cyfrową usługą fotograficzną online i polega na przygotowaniu cyfrowego zdjęcia dokumentowego, najczęściej w formacie 35 x 45 mm, na podstawie selfie lub innego zdjęcia przesłanego przez Użytkownika.
2. Usługa jest wykonywana z wykorzystaniem narzędzi technicznych. OpenAI API jest zewnętrznym narzędziem pomocniczym używanym w procesie obróbki zdjęcia i przygotowania pliku wynikowego.
3. Wynik jest plikiem cyfrowym dostarczanym w Telegramie, chyba że w ofercie wskazano inny sposób dostarczenia.
4. Jakość wyniku zależy od jakości zdjęcia źródłowego i od ograniczeń technicznych.

3. Prawo odstąpienia od umowy

1. Konsument oraz Przedsiębiorca na prawach konsumenta co do zasady mogą odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od jej zawarcia.
2. Aby skorzystać z prawa odstąpienia, należy wysłać jednoznaczne oświadczenie na adres support@fotodocs.net, przez Telegram bota @fotodocs_bot albo przez funkcję wsparcia w Telegram bocie.
3. Oświadczenie może mieć dowolną formę, ale powinno zawierać co najmniej: numer zamówienia, dane kontaktowe i informację, że Użytkownik chce odstąpić od umowy.
4. Jeżeli Użytkownik odstąpi od umowy przed rozpoczęciem wykonania usługi, zwrócimy otrzymaną płatność.
5. Jeżeli Użytkownik wyraźnie poprosił o rozpoczęcie usługi przed upływem 14 dni, a następnie odstąpi od umowy przed pełnym wykonaniem usługi, może być zobowiązany do zapłaty za część usługi wykonaną do chwili odstąpienia, o ile przepisy prawa na to pozwalają.
6. Jeżeli usługa została w pełni wykonana za wyraźną zgodą Użytkownika przed upływem 14 dni, a Użytkownik został poinformowany, że po pełnym wykonaniu usługi utraci prawo odstąpienia i przyjął to do wiadomości, prawo odstąpienia może nie przysługiwać.
7. Utrata prawa odstąpienia nie ogranicza prawa do reklamacji, jeżeli usługa jest niezgodna z umową.

4. Oświadczenie przed rozpoczęciem obróbki

Przed rozpoczęciem obróbki w bocie powinno pojawić się jasne oświadczenie, na przykład:

"Żądam rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem 14 dni od zawarcia umowy. Przyjmuję do wiadomości, że po pełnym wykonaniu usługi utracę prawo odstąpienia od umowy, co nie ogranicza mojego prawa do reklamacji, jeżeli usługa jest niezgodna z umową."

Jeżeli bot dostarcza treść cyfrową niedostarczaną na nośniku materialnym, warto dodatkowo przekazać Użytkownikowi potwierdzenie zawarcia umowy i zgody na trwałym nośniku, na przykład wiadomością, plikiem PDF lub e-mailem, jeżeli email jest zbierany.

5. Dobrowolna polityka zwrotów

1. Niezależnie od obowiązków ustawowych, Usługodawca może przyznać pełny lub częściowy zwrot płatności, jeżeli uzna, że jest to uczciwe i uzasadnione okolicznościami.
2. Zwrot może zostać przyznany w szczególności, gdy:

• usługa nie została rozpoczęta,
• wystąpił błąd techniczny po stronie Usługodawcy,
• wynik nie został dostarczony z przyczyn zależnych od Usługodawcy,
• nie da się wykonać usługi z przyczyn technicznych,
• Użytkownik omyłkowo zapłacił dwa razy za to samo zamówienie.

1. Dobrowolny zwrot nie oznacza uznania odpowiedzialności prawnej, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.
2. Zwrot następuje tą samą metodą płatności, którą dokonano zapłaty, chyba że strony uzgodnią inaczej lub operator płatności wymaga innego rozwiązania.
3. Czas zaksięgowania zwrotu zależy od operatora płatności i banku Użytkownika.

6. Kiedy zwrot może nie przysługiwać

Zwrot może nie przysługiwać, jeżeli:

1. Usługa została prawidłowo wykonana i dostarczona, a Użytkownik utracił prawo odstąpienia zgodnie z prawem.
2. Użytkownik jest niezadowolony wyłącznie z powodów subiektywnych, mimo że wynik odpowiada opisowi usługi.
3. Problem wynika z niskiej jakości zdjęcia źródłowego, mimo że Użytkownik otrzymał instrukcję wykonania zdjęcia.
4. Użytkownik podał błędne informacje, przesłał niewłaściwe zdjęcie albo nie miał prawa przesłać zdjęcia.
5. Użytkownik wykorzystuje wynik w celu niezgodnym z prawem albo sprzecznym z Regulaminem.
6. Urząd lub system odmówił przyjęcia zdjęcia z przyczyn niezależnych od Usługodawcy, jeżeli plik został przygotowany zgodnie z opisem usługi.

Powyższe nie wyłącza prawa do reklamacji, jeżeli usługa jest niezgodna z umową.

7. Reklamacje

1. Reklamację można złożyć na adres support@fotodocs.net, przez Telegram bota @fotodocs_bot lub przez funkcję wsparcia w Telegram bocie.
2. Reklamacja powinna zawierać:

• numer zamówienia,
• dane kontaktowe,
• opis problemu,
• informację, czego oczekuje Użytkownik, na przykład poprawki, ponownego wykonania, obniżenia ceny lub zwrotu.

1. Reklamację można złożyć, jeżeli usługa jest niezgodna z umową, w szczególności gdy:

• plik nie został dostarczony,
• plik nie otwiera się,
• plik ma inny format niż zamówiony,
• plik ma oczywisty błąd techniczny,
• usługa została wykonana inaczej niż opisano w ofercie.

1. Sam fakt, że wynik nie podoba się Użytkownikowi, nie zawsze oznacza niezgodność z umową. W pierwszej kolejności sprawdzamy, czy wynik odpowiada opisowi usługi, instrukcji i parametrom technicznym.
2. Odpowiemy na reklamację konsumencką w terminie 14 dni od jej otrzymania.

8. Możliwe sposoby rozwiązania reklamacji

W zależności od sytuacji możemy zaproponować:

1. Poprawkę techniczną.
2. Jednorazowe ponowne wykonanie zdjęcia na podstawie nowego lub tego samego zdjęcia źródłowego.
3. Przesłanie pliku w innym formacie lub rozmiarze.
4. Obniżenie ceny.
5. Częściowy zwrot.
6. Pełny zwrot.
7. Anulowanie zamówienia, jeżeli wykonanie usługi jest niemożliwe lub niezgodne z Regulaminem.

Jeżeli Użytkownik zgłosi problem do wsparcia, reklamację lub prośbę o poprawkę przed usunięciem plików, pliki potrzebne do rozwiązania sprawy mogą być przechowywane do czasu jej rozwiązania lub zamknięcia. Po rozwiązaniu lub zamknięciu sprawy termin usunięcia do 24 godzin biegnie od nowa. Jeżeli zdjęcia zostały już usunięte zgodnie z zasadą retencji, do ponownej analizy lub poprawki możemy poprosić Użytkownika o ponowne przesłanie zdjęcia.

9. Jedna bezpłatna poprawka

1. Jeżeli wynik zawiera oczywistą wadę techniczną albo nie spełnia podstawowych parametrów opisanych w ofercie, Użytkownik może otrzymać jedną bezpłatną poprawkę techniczną, korektę zdjęcia albo ponowne przygotowanie pliku, o ile jest to technicznie możliwe.
2. Bezpłatna poprawka jest elementem obsługi reklamacji lub wsparcia w ramach cyfrowej usługi fotograficznej online i nie stanowi nowej sesji fotograficznej.
3. Jeżeli poprawka techniczna, korekta zdjęcia lub ponowne przygotowanie pliku nie jest możliwe albo nie rozwiąże problemu, możemy zaproponować obniżenie ceny albo zwrot zgodnie z prawem.

10. Odrzucenie zdjęcia przez urząd

1. Usługa pomaga przygotować zdjęcie zgodnie z typowymi wymaganiami technicznymi, ale nie gwarantuje przyjęcia zdjęcia przez każdy urząd lub system.
2. Jeżeli urząd odrzuci zdjęcie, Użytkownik może przesłać informację o przyczynie odrzucenia, a Usługodawca może zaproponować poprawkę, jeżeli przyczyna jest technicznie możliwa do usunięcia.
3. Jeżeli odrzucenie wynika z błędu po stronie Usługodawcy, Użytkownik może skorzystać z reklamacji.
4. Jeżeli odrzucenie wynika z indywidualnej decyzji urzędu, zmiany wymagań, błędnych danych Użytkownika lub jakości zdjęcia źródłowego, zwrot może nie przysługiwać, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej lub Usługodawca dobrowolnie zdecyduje o zwrocie.

11. Nadużycia i treści zakazane

1. Zwrot może zostać odmówiony, jeżeli Użytkownik narusza Regulamin, próbuje wykorzystać usługę do działań bezprawnych lub przesyła treści zakazane.
2. W razie podejrzenia próby fałszowania dokumentów, podszywania się pod inną osobę, wykorzystania cudzego zdjęcia bez zgody lub innego naruszenia prawa, Usługodawca może anulować zamówienie, odmówić wykonania usługi i podjąć działania wymagane przez prawo.
3. Jeżeli usługa nie została wykonana, a prawo lub zasady operatora płatności wymagają zwrotu, zwrot zostanie dokonany.

12. Procedura zwrotu

1. Po pozytywnym rozpatrzeniu zwrotu Usługodawca zleci zwrot przez operatora płatności.
2. Zwrot jest wykonywany na pierwotną metodę płatności, chyba że technicznie nie jest to możliwe.
3. Usługodawca może poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do identyfikacji płatności.
4. Usługodawca nie odpowiada za opóźnienia wynikające z działania banku, organizacji kartowej lub operatora płatności.

13. Pozasądowe rozwiązywanie sporów

1. Konsument może skorzystać z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów.
2. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozwiązywania sporów konsumenckich, w tym z pomocy Inspekcji Handlowej, jeżeli jest właściwa dla danej sprawy.
3. Informacje o pozasądowym rozwiązywaniu sporów konsumenckich w Polsce są dostępne na stronie: https://polubowne.uokik.gov.pl
4. Usługodawca dąży do polubownego rozwiązania problemu, ale informacja o możliwości pozasądowego rozwiązania sporu nie oznacza automatycznej zgody Usługodawcy na udział w każdym postępowaniu ADR, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej albo Usługodawca wyrazi taką zgodę w konkretnej sprawie.

14. Formularz odstąpienia od umowy

Użytkownik może skorzystać z poniższego wzoru, ale nie jest to obowiązkowe:

Adresat: Andrey Popov, Mostowa 1/12, 48-300 Nysa, Polska, support@fotodocs.net

Ja, [IMIĘ I NAZWISKO], informuję o odstąpieniu od umowy dotyczącej zamówienia numer [NUMER ZAMÓWIENIA].

Data zamówienia: [DATA] Email lub Telegram: [DANE KONTAKTOWE] Imię i nazwisko: [IMIĘ I NAZWISKO] Data: [DATA]